Depuis le 15 décembre 2016, l’INPI propose un service e-Soleau permettant de prouver une date certaine à des documents électroniques. Ce service est une mise à jour web 2.0 de l’enveloppe Soleau matérielle (en papier) qui reste toujours utilisable.
Pour mémoire : l’enveloppe Soleau matérielle à deux volets
L’enveloppe Soleau, proposée depuis longtemps par l’INPI sous forme matérielle, a été inventée par Eugène Soleau en 1910. Elle permet de donner une date certaine à une création (œuvre littéraire ou artistique, logiciel, article de mode, etc) tout en la gardant secrète. Le cas échéant, elle participe à la preuve d’un droit d’auteur. Mais elle n’a pas l’effet d’un titre de propriété industrielle, tel qu’un brevet ! Tout au plus permet-elle de prouver, lorsque les circonstances sont réunies, un « droit de possession personnelle antérieure », permettant à son bénéficiaire de continuer à fabriquer et commercialiser personnellement en France le contenu de l’enveloppe Soleau, malgré le monopole d’un brevet de tiers.
L’enveloppe Soleau matérielle a deux volets : l’un est conservé par le créateur et l’autre par l’INPI. On place des documents identiques décrivant une création dans les deux volets. Chaque volet, contenant au maximum 7 feuilles A4, est numéroté et daté par l’INPI par perforation. L’un des volets est remis au créateur. L’autre volet est conservé par l’INPI pendant une période de 5 ans renouvelable une fois. Au-delà, le volet conservé par l’INPI est détruit, sauf demande de restitution par le créateur avant l’expiration de la période de conservation maximale. En effet, il est utile que le créateur garde lui-même les deux volets au-delà de cette période de conservation par l’INPI, car l’enveloppe Soleau peut encore servir de preuve.
Nouveau service e-Soleau
Le service de dépôt en ligne e-Soleau permet de conserver pendant 5 ans (période renouvelable une fois), sur un système d’archivage électronique de l’INPI, des fichiers vidéo, image et audio sous format compressé ou non. Pour 10 Mo, le prix reste le même que pour une enveloppe Soleau matérielle classique. En s’acquittant de taxes supplémentaires (10€ pour 10 Mo supplémentaires), il est possible d’enregistrer jusqu’à trois fichiers de 100 Mo chacun.
Le système d’archivage de l’INPI est sécurisé et certifié AFNOR (norme NF Z 42-013 marque NF 461). Pour chaque fichier déposé décrivant la création, une empreinte est calculée et conservée dans le système d’archivage de l’INPI.
Un récépissé est délivré par courriel mentionnant la date de dépôt, la liste des pièces déposées et leurs empreintes respectives, permettant de prouver que les documents ont été déposés à l’INPI à une date certaine et qu’ils n’ont pas été modifiés.
Le renouvellement du délai de conservation de 5 ans peut être demandé au moment de l’archivage ou à l’échéance de la première période de 5ans.
De nombreux avantages du service e-Soleau par rapport l’enveloppe Soleau matérielle.
Tout d’abord, un grand volume d’informations peut être enregistré à chaque archivage.
Plus de risque de destruction d’information causée par la perforation des volets de l’enveloppe Soleau matérielle ! Plus besoin de comparer le contenu des deux volets pour authentifier un document !
Aucune perte de qualité des documents numériques par rapport à des documents imprimés.
De plus, l’INPI pourra restituer plusieurs fois l’archive électronique, notamment pour servir de preuve dans des litiges. Ainsi, l’INPI offre trois restitutions gratuites par période de 5 ans. Au-delà, chaque restitution supplémentaire est soumise au paiement d’une redevance.
Enfin, de nouveaux types de création peuvent bénéficier d’une datation certaine par e-Soleau, en particulier les créations sonores. Une vidéo archivée par e-Soleau pourra décrire de façon très complète une création.